Erfolgsgeschichte

Mobiles Arbeiten bei KNIE: Traditionszirkus setzt auf Fortschritt

In den Bürowagen des Circus KNIE herrscht Hochbetrieb. Kein Wunder, denn eine Zirkustournee am Laufen zu halten, ist so anspruchsvoll wie ein Drahtseilakt. Um das mobile Arbeiten zu optimieren, setzt der Traditionszirkus nun auf schnelle Computer, ein zuverlässiges Collaboration-Tool und eine moderne Cloud-Lösung.

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Die Ausgangslage: Sperrige Server und zerquetschte Kabel

Der Circus KNIE tourt jedes Jahr durch die Schweiz. Von unterwegs kümmert sich Doris Knie und ihr Administrationsteam um die ganze Tourneeplanung. Zudem organisieren sie alles, was es für das tägliche Leben in einem wandernden Dorf braucht: «Wir holen unter anderem Bewilligungen für die Standorte ein, stellen die Strom- und Wasserversorgung sicher, bestellen Futter und Stroh für die Tiere, betreiben für fast 200 Mitarbeitende das HR und kümmern uns um die Medien vor Ort», erklärt Doris Knie die vielfältigen Aufgaben der Administration.

Mit der Zeit war die schwerfällige und ins Alter gekommene IT-Infrastruktur der hochdynamischen Arbeitsweise der Administration nicht mehr gewachsen: Träge Computer, eine sperrige Telefon-, Server- und Hardwareinfrastruktur sowie der lästige Kabelsalat für die Netzwerkverbindungen erschwerten die Arbeiten vor Ort. Und während des Standortwechsels war an seriöse Büroarbeit sowieso nicht zu denken.

Hinzu kam der mühsame Auf- und Abbau der IT-Infrastruktur während der Tournee. «Erst wenn die Bürowagen standen, die Stromversorgung gesichert und die Netzwerkkabel verlegt waren, konnten wir uns mit dem Internet verbinden und mit der Arbeit loslegen», erinnert sich Doris Knie. Ausserdem drohte im hektischen Zirkusalltag schnell Ungemach. Rollte zum Beispiel ein Gabelstapler über ein empfindliches Netzwerkkabel, kappte er die Verbindung. Das waren Momente, auf die man gerne verzichtet hätte. Es musste eine Lösung her. Also suchte der Circus KNIE einen neuen IT-Partner – arcade bewarb sich und erhielt den Zuschlag.

Über Circus KNIE

Der Circus KNIE ist seit seiner Gründung im Jahr 1919 der grösste Zirkus in der Schweiz und eines der grössten Zirkusunternehmen Europas. Heute wird der Zirkus in der siebten Generation geführt: Géraldine Knie ist die artistische Direktorin, Maycol Errani der technische Direktor und Doris Knie die administrative Direktorin. Der Zirkus ist bekannt für seine generationenübergreifende Unterhaltung. 


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Das Projekt: Mobiles Arbeiten ermöglichen

«Als Zirkusunternehmen sind wir ständig unterwegs. Deshalb war es unser grösstes Anliegen, ortsunabhängig arbeiten zu können», so Doris Knie. Das erklärte sie auch unseren IT-Dompteuren. Gemeinsam suchte man nach einer ganzheitlichen Lösung, um dem Bedürfnis nach einem reibungslosen mobilen Arbeiten gerecht zu werden.

Für unseren System Engineer Thomas Herb lag die Lösung auf der Hand: «Alles, was es brauchte, waren leistungsstarke Notebooks, mobiles Internet und ein gutes Collaboration-Tool, das unter anderem die Internettelefonie und eine cloudbasierte Datenablage beinhaltet.» Thomas machte sich mit seinem Team an die Arbeit. Und damit waren auch die Tage der alten, sperrigen und wartungsintensiven IT-Infrastruktur gezählt.

Die Umsetzung des Projekts verlief reibungslos. Wir konnten alle Wünsche und Bedürfnisse des Circus KNIE erfüllen und es entwickelte sich schnell eine enge und wertschätzende Partnerschaft. «Mit KNIE zusammenzuarbeiten, ist für uns ein Vergnügen: Wir werden immer freundlich empfangen, erhalten spannende Einblicke in die Zirkuswelt und erleben eine unglaubliche Dankbarkeit», schwärmt Thomas Herb von der Zusammenarbeit mit dem Zirkus.

Das Produkt: MS Teams als Herzstück des mobilen Arbeitens

An die Stelle der alten IT-Infrastruktur ist heute eine moderne und schlanke IT-Lösung getreten, die ein reibungsloses mobiles Arbeiten ermöglicht. «Endlich können wir auch Homeoffice machen – das war früher nicht möglich», freut sich Doris Knie.

Microsoft Teams bildet heute als Collaboration-Tool das Herzstück des mobilen Arbeitens beim Circus KNIE, doch unsere Lösung hat noch mehr zu bieten:

• Neue Notebooks und SIM-Karte für mobiles Internet: Heute klappen Doris Knie und ihre Mitarbeitenden einfach ihre Notebooks auf – und schon steht dank der integrierten SIM-Karten die mobile und schnelle Internetverbindung (5G). 

• Daten in der Cloud: Wir haben sämtliche Daten, die früher auf den Servern und Hardwares gespeichert waren, in die Cloud migriert. Die Mitarbeitenden können nun jederzeit und von überall her auf die Daten zugreifen. 

• Dokumente managen: Dank MS Teams ist das Erstellen, Ablegen, Verwalten und Teilen von Dokumenten ganz leicht. Die Mitarbeitenden müssen ihre Dokumente nicht mehr lokal zwischenspeichern und können gleichzeitig am gleichen Dokument arbeiten.

• Integrierte Adressdatenbank: Statt unzähliger Excel-Dateien nutzt der Circus KNIE heute eine moderne Low-Code-basierte Adressdatenbank. Die wichtigsten Kunden- & VIP-Daten pro Gastspielort sind mit wenigen Klicks abrufbar, egal ob via PC, Team oder Smartphone gearbeitet wird. arcade hat die Adressdatenbank in kürzester Zeit an die Bedürfnisse von KNIE angepasst, an Umsysteme angebunden und bestehende Daten in das neue System migriert.

• Internettelefonie: Früher hatte der Zirkus eine analoge Telefonanlage auf der Tournee dabei. Heute können die Mitarbeitenden über das Notebook oder das Handy telefonieren und bei Bedarf den Bildschirm teilen. Ein weiterer Vorteil: Die Feiertagsschaltungen können sie selbst einrichten. Ist der Zirkus gerade unterwegs, informiert eine freundliche Stimme: «Der Circus KNIE wechselt gerade den Standort. Versuchen Sie es später noch einmal.» 

• Wartung und Endpoint-Management: Vor der Zusammenarbeit mit arcade mussten alle Geräte vor Ort gewartet werden. Nun sind alle Notebooks mit einem Endpoint-Management ausgestattet. Um Updates, Installationen und Wartungen kümmern wir uns nun effizient und bequem von unserem Standort in Luzern. 

Zahlen und Fakten