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E-Mail-Sicherheit: Wenn das Postfach zur Angriffsfläche wird
Wissen Sie, wie gut Ihr Postfach wirklich geschützt ist? Viele KMUs verlassen sich bei der E-Mail-Sicherheit auf einen klassischen Spamfilter und gehen davon aus, dass damit das Wesentliche abgedeckt ist. Doch über 80 Prozent aller Cyberangriffe beginnen mit einer E-Mail. Moderne Phishing-Angriffe sind durch künstlicher Intelligenz so professionell, dass sie im Arbeitsalltag kaum mehr auffallen.
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, warum E-Mail-Sicherheit mehr ist als ein Filter und weshalb Schutz, Archivierung und Signierung zusammenspielen müssen, um Ihr Unternehmen nachhaltig abzusichern.
E-Mails sind aus dem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken. Täglich werden Verträge verschickt, Rechnungen freigegeben, Zahlungsinformationen übermittelt, vertrauliche Dokumente ausgetauscht. Dadurch wird das Postfach automatisch zum sensiblen Datenspeicher – oft ohne klare Archivierungsstrategie und ohne gesicherte Absenderidentität.
Ein Blick auf die aktuellen Zahlen des Bundesamts für Cybersicherheit zeigt die Realität: In der Kategorie «Phishing» werden in der Schweiz durchschnittlich rund 250 Vorfälle pro Woche gemeldet. Die Dunkelziffer dürfte deutlich höher liegen.
Phishing ist heute nicht mehr plump oder leicht erkennbar. Moderne Angriffe sind kontextbezogen, sprachlich korrekt formuliert und häufig in bestehende E-Mail-Verläufe eingebettet. Angreifer analysieren Kommunikationsmuster in der Organisation und nutzen genau dieses Vertrauen aus.
Zudem gilt: Microsoft 365 stellt die Plattform bereit, übernimmt jedoch weder eine vollständige Datensicherung noch eine revisionssichere Archivierung Ihrer E-Mails. Die Verantwortung bleibt bei Ihnen. Denn wenn eine Nachricht genau in einen bestehenden Verlauf passt, sinkt die Aufmerksamkeit automatisch. Der Klick geschieht nicht aus Fahrlässigkeit, sondern aus Vertrauen.
E-Mail-Sicherheit ist mehr als ein Spamfilter
Viele Unternehmen reduzieren die E-Mail-Sicherheit auf einen Spamfilter. Doch moderne IT-Sicherheit umfasst deutlich mehr. Eine ganzheitliche E-Mail-Sicherheitsstrategie besteht aus drei zentralen Bausteinen:
- Schutz vor Phishing, Spam und Malware im Postfach
- Revisionssichere E-Mail-Archivierung für Compliance
- E-Mail Signierung und Verschlüsselung für Vertrauen
Erst das Zusammenspiel dieser Komponenten schafft eine nachhaltige E-Mail-Sicherheit. Wer nur filtert, schützt vielleicht vor einem Teil der Cyberangriffe, lässt aber regulatorische und organisatorische Risiken offen.
Schutz vor Phishing: Angriffe erkennen, bevor Schaden entsteht
Der erste Schritt moderner E-Mail-Sicherheit ist der aktive Schutz vor Cyberangriffen. Ein einziger Klick auf eine Phishing-Mail kann ausreichen, um sensible Daten offenzulegen oder Schadsoftware ins Unternehmen zu bringen.
arcade setzt beim Schutz von Microsoft-365-Postfächern auf den KI-basierten Spam Cleaner vom Schweizer Cybersecurity-Unternehmens xorlab. Diese E-Mail-Sicherheitslösung bewertet jede eingehende E-Mail kontextbasiert. Dabei werden nicht nur Inhalte analysiert, sondern auch Kommunikationsmuster: Wer schreibt mit wem? Wie häufig? Entspricht die Nachricht dem gewohnten Verhalten? Weicht sie deutlich davon ab, wird sie automatisch in Quarantäne verschoben oder isoliert.
Gerade bei KI-gestützten Phishing-Angriffen ist dieser Kontext entscheidend. Klassische Spamfilter, die nur auf Regeln und Signaturen basieren, erkennen moderne Angriffe oft zu spät. Die integrierte Self-Service-Quarantäne ermöglicht es Mitarbeitenden, blockierte Nachrichten selbständig zu prüfen und bei Bedarf freizugeben. Das reduziert den administrativen Aufwand in der IT und stärkt gleichzeitig das Sicherheitsbewusstsein.
Über xorlab AG
xorlab ist ein Schweizer IT-Security-Unternehmen mit Sitz in Zürich, das sich auf moderne E-Mail-Sicherheitslösungen spezialisiert hat. Die Plattform wurde entwickelt, um Unternehmen mittels künstlicher Intelligenz effektiv vor E-Mail-Bedrohungen zu schützen. xorlab geht weit über klassische Spamfilter hinaus und bietet eine kontextbasierte, KI-gestützte E-Mail-Security-Plattform, die sich kontinuierlich weiterentwickelt und an neue Bedrohungen anpasst.
Zur Website von xorlab
E-Mail-Archivierung: Rechtssicherheit und Compliance gewährleisten
E-Mail-Sicherheit endet nicht beim Schutz vor Phishing. Geschäftliche E-Mails sind häufig aufbewahrungspflichtig und dokumentieren zentrale Geschäftsprozesse. Sie dokumentieren Entscheidungen, Verträge und Prozesse. Im Streitfall oder bei einer Revision muss jede Nachricht auffindbar sein.
Eine professionelle E-Mail-Archivierung sorgt dafür, dass alle E-Mails aus Microsoft 365 automatisch, vollständig und revisionssicher gespeichert werden. Bei arcade erfolgt die Speicherung lokal und redundant in den Datacentern in Luzern.
Jede E-Mail wird archiviert, bevor sie beim Empfänger eintrifft. Dadurch sind Nachrichten vor Manipulation oder versehentlichem Löschen geschützt. Benutzer können über Outlook oder eine Web- bzw. Client-Applikation auf das Archiv zugreifen, gezielt suchen und Nachrichten wiederherstellen.
Wer sich allein auf die Standardfunktionen von Microsoft 365 verlässt, riskiert Lücken bei Backup, Compliance und Nachvollziehbarkeit
E-Mail-Signierung und Verschlüsselung: Vertrauen und Integrität sichern
Neben Schutz und Archivierung spielt die Integrität der Kommunikation eine entscheidende Rolle. Absender können imitiert, Inhalte manipuliert und Marken beschädigt werden.
Mit der digitalen E-Mail-Signierung stellen Sie sicher, dass Empfänger die Echtheit und Unverändertheit Ihrer Nachrichten überprüfen können. Die Signierung erfolgt automatisch im Hintergrund und integriert sich nahtlos in Ihre Microsoft-365-Umgebung.
Zusätzlich kann eine E-Mail-Verschlüsselung eingesetzt werden, um vertrauliche Inhalte geschützt zu übertragen. Gerade bei personenbezogenen Daten oder sensiblen Geschäftsinformationen ist dies ein wichtiger Bestandteil moderner IT-Sicherheit.
Ganzheitliche E-Mail-Sicherheit für Microsoft 365
In vielen KMU existieren isolierte Lösungen: ein Spamfilter hier, eine separate Archivierung dort. Doch nachhaltige IT-Sicherheit erfordert eine integrierte Strategie. arcade implementiert, betreibt und überwacht E-Mail-Sicherheitslösungen abgestimmt auf Ihre Microsoft-365-Umgebung – vom Schutz vor Phishing über die revisionssichere E-Mail-Archivierung bis hin zur Signierung und Verschlüsselung. Unsere E-Mail-Sicherheitslösungen werden lokal in unserem Datacenter in Luzern betrieben. Und die Umsetzung, Betrieb und Support erfolgen aus einer Hand durch unser erfahrenes IT-Security-Team vor Ort.
Wenn Sie nicht sicher sind, wie widerstandsfähig Ihre aktuelle E-Mail-Umgebung ist, lohnt sich eine Standortbestimmung. Sind Ihre Postfächer aktiv geschützt? Sind Ihre E-Mails revisionssicher archiviert? Können Ihre Empfänger die Echtheit Ihrer Nachrichten eindeutig erkennen? E-Mail ist Ihr wichtigster Kommunikationskanal. Es lohnt sich, ihn entsprechend ernst zu nehmen.
Warum Technik allein nicht genügt
Laut PwC priorisieren 65 Prozent der Schweizer Führungskräfte die Reduktion von Cyberrisiken im kommenden Jahr. Das unterstreicht die strategische Bedeutung von E-Mail-Sicherheit. Gleichzeitig zeigt der Alltag: Unter Zeitdruck wird geklickt, zwischen Meetings wird eine Zahlung freigegeben, eine vermeintlich vertraute Anfrage wird beantwortet. Nicht aus Fahrlässigkeit, sondern aus Routine.
Genau deshalb muss Technologie unterstützen. Moderne E-Mail-Sicherheit reduziert Risiken, bevor Mitarbeitende in kritische Situationen geraten. Gleichzeitig bleibt die Sensibilisierung der Benutzer ein wichtiger Bestandteil der Sicherheitsstrategie. Erst das Zusammenspiel aus technischem Schutz, E-Mail-Archivierung, Signierung, Verschlüsselung und Security Awareness schafft echte Resilienz gegenüber Phishing und Cyberangriffen.
Wie widerstandsfähig ist Ihre E-Mail-Umgebung?
Viele Unternehmen gehen davon aus, dass sie ausreichend geschützt sind – bis es zu spät ist. Prüfen Sie jetzt, ob Schutz, Archivierung und Signierung bei Ihnen sauber zusammenspielen.
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