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IT-Outsourcing: So wird Ihre IT-Infrastruktur zukunftssicher

Pflegen Sie noch immer Ihren eigenen Server? Und plagen Sie sich nach wie vor selbst mit den Updates Ihrer Computer herum? Dann ist es Zeit für ein IT-Outsourcing. Überlassen Sie den Betrieb und die Pflege einem Profi. So erhalten Sie nicht nur Zugang zu modernster Technologie – Sie gewinnen auch die Freiheit, sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.

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• Was umfasst ein IT-Outsourcing?
• Welche Vorteile bietet ein IT-Outsourcing?
• Best Practice: Ein Beispiel aus der Praxis
• IT auslagern: Was gibt es zu beachten?
• IT-Outsourcing in 9 Schritten
• IT-Outsourcing-Partner wechseln

Die IT-Infrastruktur ist das Triebwerk Ihres Unternehmens. Sie sorgt dafür, dass die Daten fliessen, die Geräte reibungslos laufen und die Mitarbeitenden effizient arbeiten können. Doch was passiert, wenn dieses Triebwerk ins Stocken gerät – sei es durch veraltete Hardware, ein Problem mit dem Server oder einen Cyberangriff? Solche Probleme gefährden Ihre Geschäftstätigkeit. 

Mit einem IT-Outsourcing können Sie diese Gefahr umgehen: «Indem Sie Ihre IT komplett oder teilweise auslagern, stellen Sie sicher, dass Ihre Systeme jederzeit verfügbar, leistungsstark und bestens abgesichert sind», erklärt Samuel Schnyder, Mitglied der Geschäftsleitung bei arcade. 

Dabei profitieren Sie nicht nur vom Zugriff auf eine hochmoderne Infrastruktur, sondern auch von einem Partner, der Sie professionell betreut und den Betrieb und die Pflege Ihrer IT übernimmt. Was auch immer die Zukunft bringt – mit einem Outsourcing ist Ihre IT bestens dafür gerüstet. 

Was ist ein IT-Outsourcing? 

IT-Outsourcing bedeutet, dass Sie Ihre Informatik ganz oder teilweise an ein IT-Unternehmen wie arcade auslagern. Dazu gehören unter anderem Tätigkeiten wie die Anschaffung, Inbetriebnahme und Wartung von Hard- und Software, die Datenspeicherung, Backups, die IT-Sicherheit und vieles mehr.
 
Eng mit der Auslagerung der IT verbunden ist die Cloud-Nutzung. Denn Outsourcing und Cloud bedingen sich heutzutage gegenseitig, weil ausgelagerte Server, Software und Dienste wie das Backup aus der Cloud bezogen werden. 

Die IT auszulagern, ist immer auch eine strategische Entscheidung. Denn es verschafft Ihrem Unternehmen Zugang zu modernster Technologie, die ein standortunabhängiges, flexibles und effizientes Arbeiten ermöglicht. Damit ist das IT-Outsourcing für viele Unternehmen längst zur Grundlage für nachhaltigen Geschäftserfolg geworden. 

Was umfasst ein IT-Outsourcing? 

Ein IT-Outsourcing zielt darauf ab, Ihre IT effizienter, sicherer und zukunftsfähiger zu machen – von der Cloud-Nutzung über die Netzwerk-Infrastruktur bis hin zu IT-Sicherheit und Support. Hier finden Sie einen Überblick, was IT-Outsourcing umfasst:

Cloud-Infrastruktur:
Die Cloud ist nicht nur eine Triebfeder der Digitalisierung, sondern auch einer der wichtigsten Pfeiler des IT-Outsourcing. Als nationaler Cloud-Provider können wir Ihnen eine eigene Cloud-Lösung bieten – und damit die zentrale Basisinfrastruktur für das Outsourcing. 

Es gibt verschiedene Ansätze zur Nutzung der Cloud, zum Beispiel: 

• Public Cloud: Eine Public Cloud wird von einem Drittanbieter wie Microsoft über das Internet zur Verfügung gestellt. Alle Nutzer teilen sich eine gemeinsame Cloud-Infrastruktur, wobei manche Dienste gratis sind und andere hinzugekauft werden können.

• Private Cloud: Eine Private Cloud steht nicht der Allgemeinheit, sondern nur ausgewählten Nutzern über das Internet zur Verfügung. Sie wird von einem Anbieter wie arcade betrieben und bietet die gleichen Vorteile wie eine Public Cloud – und noch mehr: Sie ermöglicht individuelle Anpassungen und erfüllt höchste Ansprüche an den Datenschutz und die Datensicherheit.

• Hybrid Cloud: Die Hybrid Cloud kombiniert die Vorteile von Public und Private Cloud. Sie ermöglicht es Ihnen, sensible Daten in einer sicheren, privaten Umgebung zu speichern, während weniger kritische Arbeiten in der Public Cloud ausgeführt werden.

• Multi Cloud: Dieser Begriff steht für die Nutzung von Public-Cloud-Angeboten verschiedener Anbieter. Sie können zum Beispiel Microsoft 365 nutzen, ein CRM wie Salesforce und gleichzeitig eigene virtuelle Server in unserem Datacenter betreiben.

Dank der Cloud können wir Ihnen sozusagen die «IT aus der Steckdose» bieten. Gemeint ist damit, dass Sie sich nicht selbst um den Betrieb der IT-Infrastruktur kümmern müssen, sondern sämtliche für Sie relevante Serviceleistungen bequem im Rahmen des Outsourcings beziehen können.

Netzwerk-Infrastruktur:
Ein wichtiger Bestandteil Ihrer IT ist das Netzwerk. Es umfasst alles, was für die Verbindung von Computern und anderen elektronischen Geräten in einem Netzwerk verwendet wird, damit diese miteinander kommunizieren können. Vereinfacht ausgedrückt geht es um die Installation von Netzwerk-Komponenten wie Switches, Router und Access Points sowie um die Netzwerkverkabelung in Ihrem Bürogebäude.
 
Bei einem IT-Outsourcing kümmern wir uns um die gesamte Installation, Verwaltung und Wartung der lokalen Netzwerkinfrastruktur (LAN) und des drahtlosen Netzwerks (WLAN) in Ihrem Unternehmen. Anstatt also die Netzwerk-Komponenten selbst zu kaufen, zu installieren und zu betreiben, mieten Sie diese zusammen mit unserem Netzwerk-Management. Mehr zum Netzwerk-Outsourcing lesen Sie hier.

Hardware:
Die Hardware umfasst alle physischen Komponenten wie Computer, Bildschirme, Drucker bis hin zu Collaboration Boards, externen Festplatten und Headsets. Als IT-Outsourcing-Partner stellen wir Ihnen die für Sie passende Hardware zur Verfügung und warten diese. Wir kümmern uns um Updates und sorgen dafür, dass Ihre Geräte stets reibungslos funktionieren.

Software und Apps:
Die Software – vom Betriebssystem bis zu den Anwendungen – ist für Ihre tägliche Arbeit unerlässlich. Mit IT-Outsourcing stellen Sie sicher, dass Ihre Software und Ihre Apps stets verfügbar, aktuell und optimal integriert sind. Als Ihr Partner übernehmen wir die Bereitstellung von Standardlösungen wie Microsoft 365, kümmern uns um die Lizenzverwaltung und binden Ihre bevorzugten Anwendungen nahtlos in Ihre IT-Infrastruktur ein.

IT-Security:
Sie brauchen ein starkes Schutzschild gegen die Bedrohungen, die in der digitalen Welt lauern. Denn wer sich nicht gegen Cyberangriffe wappnet, riskiert die Existenz seines Unternehmens. Zu den IT-Sicherheitsmassnahmen zählen zum Beispiel Firewalls, Virenscanner, Backups, Multi-Faktor-Authentifizierungen, Passwort-Manager, VPN-Clients und vieles mehr.  

Ein zentraler Sicherheitsaspekt ist die Business Continuity & Disaster Recovery: Mit automatisierten Backups und Notfallplänen sichern wir Ihre kritischen Geschäftsprozesse und stellen sicher, dass Sie auch im Falle eines Systemausfalls handlungsfähig bleiben. Sie können aber auch Ihre ganze IT-Sicherheit auslagern und sich zum Beispiel unserem Security Operation Center anschliessen. Dann profitieren Sie von einem Rundumschutz.

Support und Helpdesk:
Unvorhergesehene technische Probleme können schnell zu Arbeitsausfällen führen. Deshalb brauchen Sie einen IT-Outsourcing-Partner, der Sie schnell und kompetent unterstützt – zum Beispiel mit einem Rund-um-die-Uhr-Support für grössere Anliegen oder einem Helpdesk für die effiziente Lösung kleinerer Probleme.

Welche Vorteile bietet ein IT-Outsourcing? 

Die Verwaltung einer eigenen IT-Infrastruktur ist komplex, aufwendig und teuer. Damit haben insbesondere KMUs, aber auch manche Grossunternehmen zu kämpfen. «Anstatt sich voll und ganz um ihr Kerngeschäft zu kümmern, müssen sie viel Zeit und Geld in ihre IT investieren», weiss Samuel Schnyder aus dem direkten Kundenkontakt. 

Ein IT-Outsourcing setzt diese Ressourcen wieder frei – und bietet weitere Vorteile: 

• Neueste Technologie: Durch das IT-Outsourcing ist Ihre IT-Infrastruktur immer auf dem aktuellen Stand. Sie profitieren von modernsten Technologien und Innovationen, ohne selbst in neue Hardware und Updates investieren zu müssen. So sind Sie stets für die rasanten Entwicklungen im IT-Bereich gerüstet.

• Expertenwissen: Wenn Sie mit einem IT-Spezialisten wie arcade zusammenarbeiten, profitieren sie von einem breiten Know-how. Unsere Experten sorgen dafür, dass Ihre IT stets reibungslos funktioniert, höchsten Sicherheitsstandards genügt und auch zukünftigen Bedürfnissen gerecht wird.

• Skalierbarkeit: Ganz gleich, ob Ihr Unternehmen wächst, neue Technologien implementiert oder flexibel auf Marktentwicklungen reagieren muss: Wenn Sie Ihre IT auslagern, können Sie diese flexibel und zügig skalieren. Egal, was die Zukunft bringt – Ihre IT ist bereit dafür.

• Sicherheit: Wir setzen auf modernste Sicherheitsstandards und betreiben ein eigenes Datacenter in Luzern. Dort sind Ihre Daten bestens geschützt. Darüber hinaus bieten wir Ihnen mit dem Security Operation Center einen Rundumschutz für Ihre IT. So können Sie sicher sein, dass Ihre Daten selbst in Krisensituationen gut geschützt sind.

• Ortsunabhängiges Arbeiten: IT-Outsourcing ermöglicht es Ihrem Team, von überall aus zu arbeiten – ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Durch cloudbasierte Lösungen und sichere Zugriffsmöglichkeiten können Ihre Mitarbeitenden jederzeit auf wichtige Daten, Anwendungen und Tools zugreifen – und das über schnelle, stabile und sichere Verbindungen.

• Kostenoptimierung: Das IT-Outsourcing ist zwar selten günstiger als der Eigenbetrieb. Aber es spart Ihnen hohe Investitionen in Hardware, Software und Infrastruktur – die regelmässig erneuert werden müssen. Darüber hinaus erhalten Sie beim Outsourcing deutlich mehr für Ihr Geld: Sie profitieren von einer hochverfügbaren und leistungsstarken Infrastruktur, höchsten Sicherheitsstandards, modernen Technologien, Zugang zu Expertenwissen und die Möglichkeit, flexibel zu skalieren. 

Best Practice: Der Circus KNIE lagert seine IT an arcade aus 

Aufgrund dieser Vorteile hat sich auch der Circus KNIE für ein IT-Outsourcing bei arcade entschieden. Der Zirkus tourt jedes Jahr durch die Schweiz und steht vor der Herausforderung, eine reibungslose Administration während der Tournee zu gewährleisten. Die alte IT-Infrastruktur mit sperrigen Servern und den unzähligen Netzwerkkabeln war den Anforderungen nicht mehr gewachsen. Der mühsame Auf- und Abbau und unerwartete Unterbrechungen erschwerten den Arbeitsalltag. 

Dank dem Outsourcing profitieren die Mitarbeitenden der KNIE-Administration von leistungsstarken Notebooks mit integriertem 5G-Internet, einer cloudbasierten Datenablage und Microsoft Teams als Herzstück für die Zusammenarbeit und Internettelefonie. Darüber hinaus erleichtert eine cloudbasierte Adressdatenbank die Organisation der Events. 

«Dank dem IT-Outsourcing können wir jetzt jederzeit und überall arbeiten – selbst während wir den Standort wechseln», freut sich Doris Knie. «Früher hat uns die IT oft ausgebremst, doch jetzt unterstützt sie uns dabei, unseren dynamischen Arbeitsalltags zu meistern.» 

IT auslagern: Was gibt es zu beachten? 

Sie sehen es selbst: Das IT-Outsourcing birgt enormes Potenzial. Doch um die Vorteile voll auszuschöpfen, gilt es einige Aspekte zu beachten. Eine klare Definition der Anforderungen, ein transparenter Vertrag und eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Anbieter wie arcade sind entscheidend.

Wann ist der richtige Zeitpunkt? 
Der richtige Zeitpunkt für ein IT-Outsourcing hängt von Ihrer individuellen Situation ab. «Wenn die eigene IT-Infrastruktur veraltet ist und es aufgrund des Life-Cycle-Managements sinnvoll wäre, diese zu ersetzen, ist der Zeitpunkt ideal, um in ein Outsourcing zu wechseln», erklärt Samuel Schnyder. 

Auch strategische Veränderungen im Unternehmen bieten häufig eine gute Gelegenheit: «Wenn ein Unternehmen beispielsweise einen weiteren Standort hinzunimmt oder eine andere Firma übernimmt, führt das oft zu einem massiven Wachstum. Ein Outsourcing ermöglicht es, flexibel zu skalieren.»
 
Ein weiterer Auslöser für den Wechsel ist die IT-Sicherheit: «Nach einem Sicherheitsvorfall erkennen viele Unternehmen, dass sie mit einem IT-Outsourcing-Partner besser geschützt gewesen wären», so Schnyder. Der Zugriff auf das Fachwissen unserer IT-Security-Experten und modernste Sicherheitsmassnahmen bietet hier entscheidende Vorteile. 

Komplettes oder Teil-Outsourcing? 
Bevor Sie Ihre IT auslagern, sollten Sie entscheiden, ob Sie die gesamte IT-Infrastruktur oder nur einzelne Bereiche outsourcen möchten. Ein schrittweiser Einstieg mit einer Teilauslagerung kann oft sinnvoll sein: Wenn Sie beispielsweise Ihr Backup nicht mehr selbst durchführen wollen, können Sie uns mit der Datensicherung beauftragen. Auch einzelne Elemente der physischen Infrastruktur wie Firewalls lassen sich auslagern. 

Solche Managed Services sind eine flexible Form des Teil-Outsourcings und werden individuell in einem Service Level Agreement (SLA) geregelt. «Ein SLA ist jedoch nicht nur für Teilauslagerungen, sondern auch bei einem vollständigen Outsourcing unverzichtbar. Es definiert die genauen Leistungen und sorgt für klare Verantwortlichkeiten», so Samuel Schnyder.

Risiken minimieren
Bei all den Vorteilen, die ein IT-Outsourcing bietet, birgt es auch Risiken. Diese gilt es zu minimieren. Halten Sie sich dafür an folgende vier Aspekte:

• Den richtigen Partner wählen: Die Auswahl des richtigen IT-Outsourcing-Partners ist enorm wichtig. «Man geht eine langfristige Partnerschaft ein. Daher sollte man sicherstellen, dass der Anbieter Kontinuität gewährleisten kann», betont Samuel Schnyder. «Ein Partner wie arcade, der mit ewl als Muttergesellschaft ein stabiles Rückgrat hat und eine systemrelevante Infrastruktur betreibt, bietet die nötige Sicherheit, dass er auch in Zukunft verlässlich agieren kann.»

• Vertrag ausarbeiten (Service Level Agreements): Ein durchdachter Vertrag ist das Rückgrat einer erfolgreichen Outsourcing-Partnerschaft. Den Umfang und die Qualität der zu leistenden Aufgaben sollten in einem Service Level Agreement (SLA) festgehalten werden. Bestimmen Sie darin auch die Verfügbarkeitsgarantien der bezogenen Leistungen, die Service- und Reaktionszeiten des Supports, die Sicherheitsvorkehrungen, die Berichterstattung über die Leistungen und die Konsequenzen bei Vertragsverletzungen. Die SLAs sollten regelmässig angepasst werden, um dem Wachstum des Unternehmens und den technischen Entwicklungen Rechnung zu tragen.

• Mitarbeitende schulen und Übergang begleiten: Die Einführung eines IT-Service-Modells erfordert nicht nur technische, sondern auch organisatorische Veränderungen. Beziehen Sie deshalb Ihre Mitarbeitenden frühzeitig in den Prozess ein und bereiten Sie sie auf die Veränderungen vor. Bieten Sie Schulungen an und gehen Sie auf Unsicherheiten ein – so bauen Sie Widerstände ab und fördern die Akzeptanz für die neue Lösung.

• Erarbeiten Sie Notfallpläne: Auch mit einem erfahrenen IT-Outsourcing-Partner bleibt es entscheidend, auf unvorhergesehene Ereignisse vorbereitet zu sein. «Durchdachte Notfallpläne stellen sicher, dass das Kerngeschäft weiterläuft, selbst wenn die IT-Infrastruktur ausfällt», erklärt Samuel Schnyder. Dazu gehören klare Prozesse für Business Continuity und Disaster Recovery – zum Beispiel Backups, redundante Systeme und schnell verfügbare Ersatzlösungen.

Partnerwahl: Onshore, Nearshore oder Offshore?

Das IT-Outsourcing lässt sich abhängig vom Standort des Providers in drei Kategorien unterteilen: Beim Onshore-Outsourcing befinden sich Auftraggeber und Auftragnehmer im gleichen Land, beispielsweise in der Schweiz. Nearshore-Outsourcing bedeutet, dass sich der IT-Dienstleister im näheren Ausland befindet, während er sich beim Offshore-Outsourcing in Übersee befindet. 

Je nach Variante müssen Sie sich als Auftraggeber mit Themen wie Zeitverschiebung, kulturellen Unterschieden, abweichenden Datenschutzbestimmungen oder Sprachbarrieren beschäftigen. Anders, wenn Sie ein Schweizer Unternehmen sind und sich für arcade entscheiden. Dann profitieren Sie von einem persönlichen Kontakt – denn wir pflegen zu unseren Kunden eine enge Partnerschaft. 

Das IT-Outsourcing bei arcade in 9 Schritten 

Bei arcade haben wir einen klaren Prozess, der einen reibungslosen Wechseln in ein IT-Outsourcing sicherstellt – ohne, dass Sie Ihren Geschäftsbetrieb unterbrechen müssen.

1. Kennenlernen und Erstgespräch: Im ersten Schritt lernen wir Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen kennen. Gemeinsam klären wir, ob arcade der richtige Partner für Ihre IT-Auslagerung ist.
2. Analyse der bestehenden IT-Infrastruktur (Detailinventur): Wir führen eine detaillierte Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen IT-Umgebung durch. Diese Analyse bildet die Grundlage für die Entwicklung einer passgenauen Lösung.
3. Lösungsworkshops: In Workshops entwickeln wir die optimale Infrastruktur für Ihre Bedürfnisse. Hier legen wir auch Sicherheitsmassnahmen und Service-Levels fest.
4. Finalisierung des Angebots und Vertragswerk: Nach den Workshops erstellen wir ein verbindliches Angebot inklusive klarer SLAs. Mit der Vertragsunterzeichnung starten wir das Projekt.
5. Auftragsvergabe und Projektfreigabe: Wir definieren einen Zeitplan und koordinieren die einzelnen Schritte. So gewährleisten wir eine strukturierte Umsetzung. 
6. Projekt Umsetzung: Unser Team beginnt mit der Einrichtung der neuen Infrastruktur und bereitet alles für die anschliessende Migration vor. 
7. Migration der Infrastruktur: Damit Ihre Geschäftstätigkeit ohne Unterbruch weiterlaufen kann, werden nun an einem Wochenende die Daten migriert und die Systeme eingerichtet – danach ist Ihre neue IT-Infrastruktur betriebsbereit.
8. Regelbetrieb: Nach der erfolgreichen Migration geht die Infrastruktur in den Regelbetrieb über. Wir stehen Ihnen in dieser Phase eng zur Seite, um einen reibungslosen Start sicherzustellen.
9. Betreuung und kontinuierliche Optimierung: Auch nach dem Go-Live überwachen und optimieren wir Ihre IT. Unsere Experten sorgen dafür, dass Ihre Infrastruktur immer auf dem neuesten Stand bleibt.

IT-Outsourcing-Partner wechseln: Wann und wie?

Womöglich haben Sie Ihre IT bereits ausgelagert – doch die Lösung erfüllt Ihre Erwartungen nicht. Dann ist es an der Zeit, über einen Wechsel des IT-Outsourcing-Partners nachzudenken.

Typische Gründe für einen Wechsel sind:

• Mangelnde Qualität der Dienstleistungen: Die angebotenen Leistungen erfüllen nicht die Erwartungen und weichen oft von den im Service Level Agreement vereinbarten Standards ab.

• Schlechter Support: Probleme werden unzureichend gelöst und es dauert immer sehr lange, bis überhaupt etwas passiert.

• Hohe Kosten: Sie zahlen viel, aber das Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugt Sie nicht – oder die Kosten sind intransparent und für Sie kaum nachvollziehbar.

• Skalierungsprobleme: Der Anbieter kann nicht mit den wachsenden Anforderungen Ihres Unternehmens mithalten.

• Mangelndes Verständnis für Ihre Anliegen: Es kommt immer wieder zu Missverständnissen, weil Ihr Anbieter Ihre Anforderungen nicht versteht, nur im IT-Fachjargon kommuniziert oder neue Bedürfnisse nicht abdecken kann – etwa den Wunsch nach IoT-, Low-Code oder Security-Lösungen. Das erschwert die Zusammenarbeit.

Ein Wechsel zu einem neuen IT-Outsourcing-Partner birgt zwar immer Risiken – aber mit einer guten Vorbereitung können Sie diese deutlich reduzieren. Nutzen Sie unsere Checkliste, um verschiedene Angebote bestmöglichst zu vergleichen. Gerne beraten wir Sie auch – nehmen Sie mit uns Kontakt auf

Kostenloser Leitfaden

Mit unserem kostenlosen Leitfaden unterstützen wir Sie zudem beim Wechsel des IT-Outsourcing-Partners. Darin erfahren Sie,

• wie ein strukturierter Wechselprozess aussieht, 
• welche Kriterien Sie bei der Wahl des neuen Partners beachten sollten und 
• wie sie die Risiken minimieren, die ein Wechsel birgt.