Erfolgsgeschichte
Automatisierung: Low-Code-Datenbank für das Kleintheater Luzern
Lange kämpfte das Kleintheater Luzern mit einer veralteten Datenbank, mehrfach geführten Excel-Listen und hohen Reibungsverlusten. Heute organisiert es seine Veranstaltungen effizient mit einem modernen System. Dieses vereinfacht die zentrale Verwaltung der Daten, automatisiert Routineaufgaben und lässt sich flexibel an neue Anforderungen anpassen – ideal, um auch künftige Herausforderungen zu meistern.
Die Ausgangslage: Veraltete Datenbank und mangelnde Verfügbarkeit
«Wir arbeiteten fast 20 Jahre lang mit einer Microsoft-Access-Datenbank. Diese war nur auf zwei Rechnern verfügbar und die Daten konnten nicht gleichzeitig bearbeitet werden», erinnert sich Fabienne Mathis, Co-Leiterin des Kleintheater Luzern. «Deshalb führten wir parallel zur Datenbank mehrere Excel-Listen mit teilweise identischen Informationen. Weil uns eine zentrale Datenverwaltung fehlte, mussten wir die Änderungen in allen Listen von Hand nachtragen. Das war nicht nur lästig, sondern auch fehleranfällig und zeitaufwendig.»
Die alte Microsoft-Access-Datenbank des Kleintheater war schlichtweg nicht mehr zeitgemäss – nicht nur aus praktischer, sondern auch aus technischer Sicht, erklärt Oliver Buck, unser Low-Code-Engineer: «Neben den grossen Reibungsverlusten in der täglichen Arbeit bestand daher auch ein erhebliches Sicherheitsrisiko – und ein Ausfall der Datenbank oder ein Datenverlust hätte für das Kleintheater schwerwiegende Folgen gehabt.»
Die Access-Datenbank lieferte zwar Daten zu Ticketpreisen, Besucherzahlen, Einnahmebeteiligungen der Kunstschaffenden und so weiter. Doch weil parallel dazu immer noch Excel-Listen geführt wurden, war stets unklar, wie genau diese Zahlen waren. Das führte zu Planungsunsicherheiten und erschwerte die Betriebskalkulation. Und weil die Datenbank ohne jede Automatisierung funktionierte, blieben die Prozesse von der Datenerfassung bis hin zu den Reportings umständlich und ineffizient.
Über das Kleintheater Luzern
Das Kleintheater Luzern gehört zu den renommiertesten Gastspielbühnen der Schweiz und präsentiert pro Saison rund 180 Vorstellungen. Neben nationalen und internationalen Produktionen hat auch regionales Schaffen einen festen Platz im Programm. Die künstlerische Leitung setzt auf ein vielfältiges Programm in den Sparten Sprech-, Musik- und Tanztheater, Kabarett, Kindertheater, Musik und Literatur. All das macht das Kleintheater Luzern zu einem Haus mit Herz und Mut.
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Das Projekt: Agile Entwicklung einer massgeschneiderten Lösung
Das Ziel der Zusammenarbeit war schnell klar: Eine moderne Lösung musste her, die zentrale Aufgaben automatisiert und ein effizientes Datenmanagement ermöglicht. Alle Informationen sollten an einem Ort gebündelt werden und jedes Teammitglied sollte jederzeit und geräteunabhängig auf die Daten zugreifen und diese bei Bedarf aktualisieren können. Entscheidend war, dass die Lösung nicht nur die bestehenden Probleme löst, sondern auch flexibel genug ist, um sich an zukünftige Anforderungen anzupassen.
Der Plan stand – nun ging es an die Entwicklung der neuen Datenbank: «Wir haben mit dem Kleintheater drei Hack-Sessions durchgeführt, um gemeinsam herauszuarbeiten, welche Features die Datenbank umfassen sollte», erinnert sich Oliver Buck. «Zwischen den Sessions habe ich die Datenbank auf Basis des Feedbacks des Kleintheaters weiterentwickelt. Das war nur möglich, weil wir uns für eine agile Arbeitsweise und den Low-Code-Ansatz entschieden hatten. So konnten wir flexibel auf die Rückmeldungen reagieren und die Lösung Schritt für Schritt optimieren.»
Je nach Thema der Hack-Sessions waren verschiedene Teammitglieder des Theaters involviert, die ihre spezifische Expertise einbrachten. «So konnten wir die Lösung genau auf die Bedürfnisse der Enduser zuschneiden», erklärt Oliver Buck. In diesen Sessions wurden auch zusätzliche Anforderungen identifiziert, zum Beispiel die Vereinfachung der Vertragsverwaltung. «Bisher haben wir die Vertragsvorlagen von Hand ausgefüllt. Das war fehleranfällig und es ging immer wieder etwas vergessen», erinnert sich Fabienne Mathis. «Deshalb war es uns wichtig, die Vertragsvorlagen in die Datenbank zu integrieren, sodass die Verträge automatisch mit allen relevanten Informationen ausgefüllt und bereitgestellt werden können.»
Darüber hinaus zeigte sich in den Hack-Sessions, dass es nicht sinnvoll wäre, die alten Daten aufwendig zu bereinigen und in die neue Datenbank zu migrieren: «Wir entschieden uns für einen sauberen Schnitt: Ab der Saison 2025/26 erfassen und verwalten wir alle Daten in der neuen Datenbank und befreien uns von der alten Datenlast. So haben wir einen sauberen Neustart», freut sich Fabienne Mathis.
Die Lösung: Eine moderne, günstige und zukunftssichere Datenbank
Die Low-Code-Datenbank für das Kleintheater läuft auf der Microsoft Power Platform – und ist somit vollständig in die Microsoft-365-Umgebung integriert. Sie bietet eine schnelle und sichere Datenverwaltung und ist von jedem Gerät aus zugänglich. «Die Datenbank erleichtert uns den Prozess der Gastspielbuchungen enorm. Neu müssen wir die Informationen nur noch an einem Ort erfassen, können sie flexibel anpassen und wissen, dass sie stets aktuell sind», erklärt Fabienne Mathis. Als private Stiftung profitiert das Kleintheater zudem von speziellen Vorteilspreisen durch die Integration in Microsoft 365.
Ein weiterer zentraler Vorteil der neuen Datenbanklösung ist die Automatisierung von Routineaufgaben. So werden wichtige Veranstaltungsdaten automatisch mit Outlook synchronisiert und Vertragsinformationen automatisch zusammengetragen. «Durch diese Automatisierung ist das gesamte Management deutlich effizienter geworden und unsere Mitarbeitenden gewinnen wertvolle Zeit für andere Aufgaben», so Fabienne Mathis.
Fabienne Mathis, Co-Theaterleiterin beim Kleintheater Luzern
Dank des Low-Code-Ansatzes konnte die Datenbank nicht nur zügig gebaut werden, sie ist auch flexibel erweiterbar. «Wenn das Kleintheater künftig neue Anforderungen hat oder den Automatisierungsgrad erhöhen möchte, können wir die Lösung schnell und kosteneffizient anpassen», erklärt Oliver Buck.
Die Lösung ist also zukunftssicher und gewährleistet, dass das Kleintheater auch langfristig gut aufgestellt ist.
