Copilot für Microsoft 365 – eine KI verändert, wie wir arbeiten

Keine Science-Fiction, sondern Realität: Der Copilot von Microsoft ermöglicht es uns, mit Computern auf menschliche Art zu interagieren. Das verändert nicht nur unsere Arbeitsweise. Der KI-Assistent hat auch das Potenzial, unsere Produktivität zu steigern.

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• Copilot in Word
• Copilot in Excel
• Copilot in PowerPoint

Bisher haben wir Computer als Maschinen und nützliche Arbeitsgeräte wahrgenommen. Das ändert sich gerade grundlegend. Heute ist es möglich, mit unseren Computern in menschlicher Weise zu interagieren – und sie mit natürlicher Sprache zu steuern. Möglich macht das die Technologie der generativen KI, die auf einem Large Language Model (LLM) basiert.

Sie verstehen bei diesen Begriffen nur Bahnhof? Dann lassen Sie uns zu Beginn gleich erklären, was damit gemeint ist:

• Generative KI ist fähig, neue Inhalte zu erschaffen, anstatt nur vorhandene Informationen wiederzugeben. So kann sie auf Anweisungen hin Bilder erzeugen, Texte schreiben, Musik produzieren und vieles mehr. 
• Ein Large Language Model (LLM) ist ein Sprachmodell, das menschliche Sprache verarbeiten und reproduzieren kann. Es handelt sich also um eine Form der künstlichen Intelligenz, die speziell für die Generierung textbasierter Inhalte entwickelt wurde. Das LLM kann beispielsweise Fragen beantworten, Befehle ausführen, Gespräche führen und Texte verfassen. Aber Vorsicht: Das Sprachmodell wurde entwickelt, um natürliche menschliche Kommunikation zu imitieren. Es ist jedoch nicht in der Lage, ein echtes Verständnis zu entwickeln. Denn LLMs arbeiten auf der Basis von Mustern und Wahrscheinlichkeiten und geben daher nicht immer sinnvolle und korrekte Antworten auf komplexe Fragen.

Mit ChatGPT wurde diese Art der generativen KI innerhalb weniger Wochen weltberühmt. Nun hat sich Microsoft mit OpenAI – dem Entwickler von ChatGPT – zusammengetan und unter dem Namen «Copilot» verschiedene KI-Assistenten für das Microsoft-Universum entwickelt, etwa für Microsoft 365, Windows, Sales, Studio und Power BI. In diesem Beitrag beschäftigen wir uns jedoch ausschliesslich mit dem Copilot für Microsoft 365, der mittlerweile in alle Anwendungen – Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint usw. – integriert ist.

Copilot für Microsoft 365 – der KI-Assistent verändert unsere Arbeitsweise

Wenn Sie mit dem Copilot für Microsoft 365 arbeiten, fühlt sich das fast so an, als würden Sie mit einem Menschen interagieren. Das liegt daran, dass Sie den KI-Assistenten ganz einfach über Sprache steuern können. Ob in Word, Excel, PowerPoint oder in einer anderen Microsoft-365-Anwendung – der Copilot versteht Befehle wie diese ohne Probleme:

• «Lieber Copilot, bitte verfasse mir eine Medienmitteilung zum Thema XY auf Grundlage der Präsentation A, dem PDF B und dem Protokoll C.» 
• «Bitte erstelle mir aus den Dokumenten X, Y und Z eine PowerPoint-Präsentation.» 
• «Analysiere die Zahlen der letzten beiden Quartale in der Excel-Datei X und leite daraus drei Trends ab.» 

Beim Ausführen der Befehle kombiniert der Copilot die Power des LLMs mit der Leistungsfähigkeit von Microsoft Graph. Das ist eine Art Schnittstelle, die auf sämtliche Daten in Ihrem Microsoft-365-Universum zugreifen kann. Dazu gehören unter anderem E-Mails, Word-Dokumente, Excel-Tabellen, Kalender und Teams-Chats. Dadurch ist der Copilot fähig, Antworten auf Fragen zu geben, die Ihre Arbeit und Geschäftstätigkeit betreffen, und Inhalte aus Ihren Dateien und Nachrichten zu generieren.

Der Datenfluss hinter Copilot kurz erklärt: Microsoft Copilot für Microsoft 365 empfängt Benutzereingaben aus Anwendungen wie Word oder PowerPoint (1), verarbeitet sie durch einen Prozess namens Grounding (2) und sendet sie zur weiteren Verarbeitung an das LLM (3). Dabei greift der Copilot nur auf Daten zu, auf die ein einzelner Benutzer bereits Zugriff hat. Schliesslich übernimmt der Copilot die Antwort des LLM (4) und verfeinert diese (5), bevor er sie an die Anwendung sendet.

Mit dem Copilot verknüpft Microsoft also das Datenökosystem von Unternehmen mit einem LLM, was eine völlig neue Form der Steuerung und Interaktion mit Computern ermöglicht. Dadurch können Aufgaben effizienter erledigt und Probleme schneller gelöst werden. Wir veranschaulichen das an drei Beispielen:

Copilot in Word

Der Copilot unterstützt Sie beim Schreiben in Microsoft Word. Wenn Sie zum Beispiel ein detailliertes Angebot aufs Papier bringen müssen und unter Zeitdruck stehen, erstellt der Copilot für Sie einen Entwurf. Dazu nutzt er die Quellen Ihrer Wahl – etwa Ihre Notizen in OneNote, eine E-Mail des Kunden und ein internes Word-Dokument. In wenigen Sekunden erhalten Sie eine Rohfassung mit allen wichtigen Punkten.

Nun kümmern Sie sich um den Feinschliff: Sie ergänzen, kürzen und korrigieren, wo es nötig ist. Danach hilft Ihnen der Copilot beim Formatieren. Bitten Sie ihn einfach, die Offerte nach der Vorlage des Unternehmens zu gestalten. Der Copilot kann selbst Bilder oder Grafiken aus anderen Dokumenten in die Offerte einfügen oder Ihnen Vorschläge für die grafische und inhaltliche Optimierung der Offerte machen.

Copilot in Excel

Ihre Daten sind Ihr Kapital – und Excel das ideale Werkzeug, um sie zu analysieren und zu visualisieren. Der Copilot hilft Ihnen, Ihre Daten noch besser zu verstehen. So treffen Sie Ihre Geschäftsentscheidungen nicht nur fundierter, sondern auch deutlich schneller als bisher. Denn mit dem Copilot erkennen Sie Trends, entwickeln Was-wäre-wenn-Szenarien und erhalten Vorschläge zur Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse.

Dafür müssen Sie kein Excel-Profi mehr sein und alle komplexen Funktionen beherrschen. Denn ab jetzt tippen Sie Ihre Befehle einfach in natürlicher Sprache in ein Textfeld ein – und der Copilot weiss, was zu tun ist: Er generiert die Formeln für komplexe Berechnungen und erstellt Berechnungsmodelle und Visualisierungen. Damit Sie das alles nachvollziehen können, erklärt er Ihnen auf Wunsch jeden seiner Schritte.

Copilot in PowerPoint

Wer ein Angebot oder eine Idee präsentiert, will überzeugen. Dafür ist die PowerPoint-Präsentation ein Schlüsselelement. Sie sollte nicht nur ansprechend und professionell gestaltet sein, sondern auch alle wesentlichen Punkte enthalten. Hier kommt der Copilot ins Spiel: Er generiert beispielsweise aus Word-Dokumenten einen Entwurf, den Sie manuell oder mit weiteren Befehlen an den KI-Assistenten ausarbeiten können.

Sie möchten weniger Text auf einer Folie, dafür mehr visuelle Elemente oder sogar eine Animation? Sie benötigen gut strukturierte Vortragsnotizen? Und Sie möchten die Folien in Ihrem Corporate Design gestalten? Dann lassen Sie diese Aufgaben einfach vom Copilot erledigen. In wenigen Sekunden erhalten Sie einen Vorschlag, den Sie verfeinern können.

Einschränkung: In der Schweiz sind noch nicht alle von Microsoft angepriesenen Funktionen verfügbar. So hat beispielsweise der Copliot in Word noch keinen Zugriff auf OneNote. Es ist aber nur eine Frage von wenigen Updates, bis auch dies möglich sein wird.

Microsoft Copilot und Datenschutz

Bei Microsoft gelten für die verschiedenen KI-Tools unterschiedliche vertragliche Regelungen. Grundsätzlich gilt: Die Gratisversionen – etwa den Copilot im Browser Edge – sollten Sie in Ihrem Unternehmen aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht nutzen. Denn durch die Nutzung erlauben Sie Microsoft, Ihre In- und Outputs für die Verbesserung und das Training des Dienstes zu verwenden. Darüber hinaus räumen Sie Microsoft das Lizenzrecht ein, die In- und Outputs für eigene Zwecke zu nutzen.

Eine vertragliche Absicherung des Datenschutzes für Unternehmen bietet nur die Nutzung von Copilot für Microsoft 365. Dieser Dienst wird im Rahmen von Geschäftsverträgen wie dem Microsoft Customer Agreement bezogen und unterliegt dem Data Processing Addendum von Microsoft. Darüber hinaus besteht bei diesem Angebot die Möglichkeit, Zusatzvereinbarungen für Unternehmen mit besonderen Anforderungen wie zum Beispiel Berufsgeheimnissen abzuschliessen.

Zugriff auf Unternehmensdaten – dank Graph-API volles Potenzial ausschöpfen

Diese Beispiele und unsere Tests zeigen, dass der Copilot sein volles Potenzial entfaltet, wenn er auf Unternehmensdaten zugreifen kann. Diesen Zugriff ermöglicht ihm die Graph-API von Microsoft. Es ist diese Schnittstelle, die in Kombination mit dem LLM den Copilot zu einem so mächtigen Arbeitsinstrument macht.

Eingeschränkt ist das Potenzial des Copilot dann, wenn ein Unternehmen seine Daten (oder Teile davon) in Systemen verwaltet, auf die der Copilot keinen Zugriff hat. Wer die Möglichkeiten des KI-Assistenten ausschöpfen möchte, hat derzeit nur eine Möglichkeit: die Migration sämtlicher Daten in die Microsoft Cloud.

Dass diese Lösung nicht alle Kunden zufriedenstellt, weiss Microsoft – und hat auch dafür eine Lösung: Microsoft bietet innerhalb seiner Power Platform – zum Beispiel in Power Automate oder Power Apps – schon seit einiger Zeit die Möglichkeit, sogenannte Konnektoren zu erstellen. Diese Konnektoren ermöglichen es, Verbindungen zu den APIs von externen Diensten oder Systemen herzustellen, die nicht direkt zu Microsoft gehören. Diese Technologie wird zurzeit auch in Copilot integriert und steht in einigen Regionen bereits als «Vorschau» zur Verfügung.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Wenn Sie sich nun entscheiden, den Copilot in Ihre Arbeitsprozesse zu integrieren, werden Sie feststellen, dass der KI-Assistent mit Ihnen über die Chatfunktion interagiert, als wäre er ein Mensch. Es ist daher naheliegend, dass Sie schnell Vertrauen zu ihm aufbauen und seine Antworten für bare Münze nehmen. Dieses Phänomen des übermässigen Vertrauens in automatisierte Werkzeuge wird als «Automation Bias» bezeichnet.

Wir rechnen also gar nicht damit, dass der KI-Assistent uns falsch informiert oder unangemessene Inhalte generiert. Doch genau das kann passieren. Denn seine Antworten sind nur so gut wie die Informationen, auf die er sich stützen kann. Zudem ist der Copilot ist nicht in der Lage, die Bedeutung von Wörtern wirklich zu verstehen oder die Genauigkeit einer Aussage einzuschätzen. Er ist und bleibt eine Maschine mit Limitationen.

Der Copilot will einen in erster Linie zufriedenstellen. Eine Antwort zu geben, scheint ihm wichtiger zu sein, als korrekte Informationen zu liefern. Deshalb gilt: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Wer also mit dem Copilot arbeiten möchte, sollte diese beiden Punkte beachten:

1. Die Antworten des Copilot sollten immer kritisch hinterfragt werden: Ist das, was er schreibt, wirklich plausibel?
2. Es muss sichergestellt werden, dass der Copilot nur auf korrekte und aktuelle Informationen zugreifen kann. Denn die Datenbasis bestimmt, wie gut seine Antworten sind.

Trotz seiner Limitationen verändert der KI-Assistent gerade die Art und Weise, wie wir digitale Werkzeuge im Arbeitsleben nutzen. Wir dürfen gespannt sein, wie sich dadurch die Arbeitsweise in Unternehmen transformieren wird.