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Automatisierung: So wird Ihr Unternehmen zum Workflow-Wunder

Schneller, höher, weiter – dieses Motto der ersten Olympischen Spiele gilt längst auch in der Geschäftswelt. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, sollten Sie damit beginnen, Ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren. So steigern Sie Ihre Effizienz, federn gleichzeitig den Fachkräftemangel ab und reduzieren Fehler und Kosten. Die Frage ist nur: Sind Sie bereit dafür?

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• Vorteile von automatisierten Geschäftsprozessen
• Wie lassen sich Geschäftsprozesse automatisieren?
• Drei Beispiele für die Automatisierung von Geschäftsprozessen
• So entwickeln wir die passende Automatisierungslösung für Sie

Stellen Sie sich vor: Ihre Rechnungen werden automatisch erstellt und verschickt, ohne dass Sie einen Finger rühren müssen. Die Klimaanlage in Ihrem Büro regelt sich je nach Luftqualität von selbst. Und der Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende wird automatisch koordiniert – ohne dass Ihr HR-Team auch nur einen einzigen manuellen Schritt ausführen muss. 

All diese Szenarien sind dank moderner Automatisierungslösungen bereits heute möglich. «Deshalb setzen immer mehr Unternehmen auf intelligente Systeme, um ihre Prozesse hocheffizient und reibungslos zu gestalten», erklärt Tobias Herzog, unser Automatisierungsexperte und Head of Low-Code. Der grosse Vorteil dabei: «So können sie wertvolle Ressourcen freisetzen und den Mitarbeitenden bleibt mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben.» 

So gut das alles klingen mag – in der Realität sind Automatisierungsprojekte oft komplex und bringen viele Veränderungen mit sich. Nicht nur bestehende Abläufe werden ersetzt, auch die Zusammenarbeit im Team verändert sich. «Deshalb lohnt es sich, die Automatisierung mit Weitsicht, aber in kleinen Schritten anzugehen», erklärt Tobias Herzog.

Automatisierung: Der Schlüssel, um den Wettbewerbsdruck und Fachkräftemangel zu bewältigen

In Zeiten von steigendem Wettbewerbsdruck und zunehmendem Fachkräftemangel brauchen Sie neue Lösungen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Das bedeutet in erster Linie, dass sich Ihre Mitarbeitenden nicht mit zeitraubenden Routinearbeiten herumschlagen sollten. 

Natürlich bleiben die alltäglichen Arbeiten unverzichtbar und müssen auch weiterhin reibungslos funktionieren – idealerweise sogar besser als bisher. Genau hier kommt die Automatisierung ins Spiel: Sie übernimmt zeitintensive, repetitive Arbeiten und entlastet Ihre Mitarbeitenden. Dadurch können sie sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, arbeiten effizienter und sind zufriedener – eine Win-win-Situation für Unternehmen und Angestellte. 

Darüber hinaus lassen sich heute viele Geschäftsprozesse relativ einfach und zügig automatisieren: «Automatisierung ist heute in einer Weise möglich, die früher undenkbar war. Es geht nicht mehr darum, hochkomplexe und teure Systeme zu entwickeln. Die Technologie ist mittlerweile so fortgeschritten, dass sich manche Prozesse in wenigen Tagen oder sogar Stunden automatisieren lassen. Zudem sind die Lösungen flexibel und können jederzeit angepasst und erweitert werden.» Automatisierung ist damit nicht nur ein Mittel zur Effizienzsteigerung, sondern auch ein wirkungsvoller Hebel für nachhaltiges Wachstum.

Automatisierung geht über die Digitalisierung hinaus

Digitalisierung und Automatisierung werden oft synonym verwendet, unterscheiden sich jedoch deutlich voneinander. Während die Digitalisierung die Umwandlung analoger Prozesse in digitale Formate beschreibt, geht die Automatisierung einen Schritt weiter: Sie baut auf digitalisierten Daten und Prozessen auf und überträgt manuelle Aufgaben an technische Systeme, die diese selbstständig ausführen. 

Tobias Herzog, unser Experte für Automatisierung, erklärt diesen Unterschied anhand eines Beispiels: «Nehmen wir an, ein Kunde stellt eine Anfrage bei einem Unternehmen. Digitalisierung bedeutet, dass die Anfrage digital erfasst und in einem System gespeichert wird. Automatisierung geht jedoch darüber hinaus: Sie sorgt dafür, dass die Anfrage automatisch analysiert und mit den benötigten Informationen ergänzt wird – etwa, indem Preiskalkulationen durchgeführt, Verfügbarkeiten geprüft oder relevante Dokumente hinzugefügt werden. Anschliessend wird eine Offerte erstellt und an den Kunden verschickt – und das alles, ohne dass manuell eingegriffen werden muss.» 

Vorteile von automatisierten Geschäftsprozessen

Wenn Sie sich dafür entscheiden, gewisse Prozesse in Ihrem Unternehmen zu automatisieren, profitieren Sie von vielen Vorteilen:

• Effizienz steigern: Automatisierte Prozesse laufen blitzschnell und ohne manuelle Eingriffe ab. Wenn es Ihnen also gelingt, Ihre Mitarbeitenden von repetitiven Aufgaben zu befreien, können sie sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren. Das Ergebnis: eine beträchtliche Zeitersparnis und eine deutliche Effizienzsteigerung. Tobias Herzog erläutert das Potenzial der Automatisierung anhand eines Rechenbeispiels: «Wenn pro Tag und Mitarbeiter nur schon 15 Minuten eingespart werden, summiert sich das bei einem 100%-Pensum auf fast 8 Arbeitstage im Jahr. Hochgerechnet auf 30 Mitarbeitende sind das 240 Arbeitstage – was fast einem ganzen Arbeitsjahr eines Vollzeitangestellten entspricht.» 

• Fehler vermeiden: Es ist ganz normal, dass beim Arbeiten immer mal wieder Fehler passieren – manchmal durch Unachtsamkeit, manchmal durch mangelhafte und unklare Abläufe. Automatisierte Prozesse bieten Ihnen den Vorteil, dass sie auf klar definierten und standardisierten Abläufen basieren. So können Sie das Fehlerrisiko auf ein Minimum reduzieren. 

• Prozesse verstehen und optimieren: Bevor Prozesse automatisiert werden können, gilt es sie zu analysieren und zu standardisieren. «Oft verstehen Unternehmen erst durch die Analyse, wie ein Prozess tatsächlich abläuft und wo Optimierungspotenziale liegen», so Tobias Herzog. «Das hat den Vorteil», so Tobias weiter, «dass Unternehmen ihre Prozesse besser überblicken, Schwachstellen erkennen und gezielte Verbesserungen vornehmen können.»

• Kosten reduzieren: Langfristig sparen Unternehmen durch Automatisierung erhebliche Kosten. Denn automatisierte Prozesse reduzieren Fehler und vermeiden teure Korrekturen. Gleichzeitig sparen Sie Zeit und setzen Ihre Ressourcen effizienter ein. So erledigen Ihre Mitarbeitenden mehr Aufgaben in kürzerer Zeit und mit weniger Personalaufwand – ein entscheidender Vorteil, wenn Sie die Betriebskosten senken und gleichzeitig die Produktivität steigern wollen.

• Fachkräftemangel entgegenwirken: In vielen Branchen ist der Fachkräftemangel ein gravierendes Problem. «Automatisierung schafft hier Abhilfe, indem sie die Arbeitslast der Mitarbeitenden reduziert und Unternehmen in die komfortable Lage versetzt, die Geschäftsziele auch mit weniger Personal zu erreichen», weiss unser Automatisierungsexperte Tobias Herzog aus der Zusammenarbeit mit unseren Kunden.

• Innovation und Kundenpflege fördern: Durch die Automatisierung von Routineaufgaben gewinnen Ihre Mitarbeitenden mehr Zeit für innovative und wertschöpfende Tätigkeiten. Gleichzeitig können sie sich intensiver um Ihre Kundinnen und Kunden kümmern. Dies führt langfristig nicht nur zu einer höheren Kundenzufriedenheit, sondern stärkt auch Ihre Marktposition.

Wie lassen sich Geschäftsprozesse automatisieren? 

Es hat sich einiges getan in der IT-Welt: Noch vor ein paar Jahren setzten viele Unternehmen bei der Automatisierung auf grosse, monolithische Projekte. Solche Anwendungen haben in der Regel eine riesige Codebasis. Das Problem dabei erklärt Tobias Herzog so: «Wenn eine Programmkomponente aktualisiert werden muss, erfordert das oft auch Anpassungen an anderen Teilen der Software. Dieser Prozess ist nicht nur aufwändig, sondern schränkt auch die Flexibilität und Geschwindigkeit der Softwareentwicklung ein.» 

Heute setzt man deshalb immer mehr auf agile und iterative Methoden, bei denen Prozesse schrittweise automatisiert und flexibel angepasst werden können. Tobias Herzog erklärt es so: «Wir arbeiten mit unseren Kundinnen und Kunden in Sprints. Dieses Vorgehen erlaubt es uns, zunächst Teilprozesse zu automatisieren und den Erfolg zu testen, bevor wir die Automatisierung auf grössere Abläufe ausweiten.» 

Die Technologien, die wir bei arcade für die Automatisierung nutzen, sind vielfältig. Hier sind drei Beispiele: 

Low-Code – Schnelle Entwicklung ohne hohen Programmieraufwand
arcade setzt auf Low-Code-Technologien wie die Microsoft Power Platform. Diese bieten im Vergleich zur herkömmlichen Programmierung einen entscheidenden Vorteil: Automatisierungen lassen sich relativ einfach und schnell entwickeln und anpassen. «So können wir innerhalb eines Tages einen Prototypen entwickeln und gemeinsam mit dem Kunden entscheiden, ob wir den Lösungsansatz weiterverfolgen», erklärt Tobias Herzog. «Mit Low-Code erfüllen wir den Wunsch vieler Kunden nach einer zügigen und unkomplizierten Automatisierung.»

Künstliche Intelligenz – Mit KI Prozesse noch schneller und intelligenter gestalten
Ein weiterer Baustein der Automatisierung bei arcade ist die künstliche Intelligenz (KI). Mit Tools wie Copilot Studio entwickeln wir Bots, die aufwendige Aufgaben in kürzester Zeit erledigen, etwa Dokumente nach bestimmten Inhalten durchsuchen oder Fragen auf Basis ausgewählter Daten beantworten. KI ermöglicht uns darüber hinaus, Automatisierungslösungen zu schaffen, die aus den Daten lernen und sich anpassen. So können wir Prozesse optimieren und noch mehr Effizienz in Ihren täglichen Betrieb bringen.

Internet of Things: Automatisierung durch vernetzte Sensoren
Auch das Internet of Things spielt in der Automatisierung eine entscheidende Rolle. Durch smarte Sensoren lassen sich Daten sammeln und Handlungsketten auslösen: Muss die Kaffeemaschine gewartet werden, wird der Servicedienst informiert. Ist die Luftqualität schlecht, regelt sich die Belüftung oder Klimaanlage automatisch. Und sind die Seifenspendern in der Toilette leer, wird der Hausdienst benachrichtigt.

Drei Beispiele für die Automatisierung von Geschäftsprozessen 

Automatisierungslösungen lassen sich in vielen Bereichen eines Unternehmens erfolgreich einsetzen. Damit Sie sich mehr darunter vorstellen können, hier drei Beispiele:

• Onboarding von Mitarbeitenden: Die Automatisierung stellt sicher, dass alle am Onboarding-Prozess Beteiligten – von HR bis zu den Teamleadern – automatisch Benachrichtigungen und Aufgabenlisten erhalten, um sicherzustellen, dass keine Schritte vergessen werden, wie beispielsweise die Einrichtung des Arbeitsplatzes oder die Zuweisung eines Mentors. Darüber hinaus können Schulungen und E-Learning-Module geplant und neuen Mitarbeitenden automatisch zugewiesen werden. Und natürlich ist noch viel mehr denkbar.

• Genehmigungsprozesse: Ob Ferienanträge, Bestellgenehmigungen oder Budgetfreigaben – in vielen Unternehmen werden diese Prozesse noch manuell abgewickelt. Durch Automatisierung lassen sich solche Abläufe jedoch viel effizienter gestalten. Vordefinierte Workflows leiten zum Beispiel Genehmigungen automatisch an die zuständigen Personen weiter und erinnern sie bei Bedarf an offene Aufgaben. Dadurch werden die Prozesse beschleunigt und Verzögerungen minimiert.

• Kundensupport und Ticketing: Im Kundenservice ist eine schnelle Reaktion entscheidend. Automatisierte Chatbots können den Erstkontakt übernehmen, indem sie Standardprobleme erkennen – und idealerweise gleich lösen. Komplexere Anfragen werden als Tickets direkt an die zuständigen Abteilungen weitergeleitet, damit sich eine Fachperson darum kümmern kann.

So entwickeln wir die passende Automatisierungslösung für Sie 

Bei arcade legen wir Wert darauf, Automatisierungslösungen zu entwickeln, die perfekt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Deshalb setzen wir auf einen sorgfältig geplanten und mehrstufigen Entwicklungsprozess:

1. Workflows analysieren und Automatisierungspotenzial identifizieren 
Der erste Schritt auf dem Weg zur Automatisierung ist es, Ihre bestehenden Prozesse genau zu analysieren und die Stellen zu identifizieren, die optimiert werden können. In einem gemeinsamen Workshop durchleuchten wir alle relevanten Geschäftsabläufe und finden heraus, welche Workflows ineffizient oder besonders zeitaufwendig sind. So legen wir den Grundstein für eine gezielte Automatisierung. . 

2. Prozesse optimieren und standardisieren 
Bevor ein Prozess automatisiert werden kann, muss er zunächst optimiert und in einen standardisierten Ablauf überführt werden. Das bedeutet, dass der Prozess nach einem klar festgelegten Schema abläuft. Diese Standardisierung schafft auch Transparenz und schärft ihr Bewusstsein für Ihre Geschäftsprozesse.

3. Die richtigen Technologien und Tools auswählen
Nun wählen wir die passenden Technologien und Tools für Ihre Automatisierungslösung aus. Unser Fokus liegt dabei auf Low-Code-Plattformen. Denn diese ermöglichen uns eine schnelle und flexible Entwicklung. Wenn nötig nutzen wir aber auch KI-gestützte Tools wie Copilot Studio oder IoT-Technologien. Dabei achten wir darauf, dass die Lösung nicht nur technisch optimal ist, sondern sich auch nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integriert.

4. Prototypen entwickeln und testen 
Ein entscheidender Schritt im Automatisierungsprozess ist die Entwicklung von Prototypen. So können wir Ihnen relativ schnell erste Ergebnisse präsentieren und diese schrittweise verfeinern. Dieses agile Vorgehen reduziert das Risiko von Fehlentwicklungen und stellt sicher, dass die Lösung genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.

5. Implementierung 
In dieser Phase wird die Automatisierung in den Regelbetrieb übernommen. Neben der technischen Implementierung sorgen wir dafür, dass Ihre Mitarbeitenden umfassend geschult werden, damit sie die neuen automatisierten Prozesse verstehen und effektiv nutzen können.

6. Kontinuierliche Überprüfung und Anpassung 
Eine realisierte Automatisierungslösung ist kein starres Konstrukt. Sie muss laufend überprüft und an neue Anforderungen angepasst werden, da sich sowohl die Technologien als auch die Geschäftsprozesse weiterentwickeln. Tobias Herzog bringt es so auf den Punkt: «Automatisierung ist eine Reise, keine einmalige Lösung. Es geht darum, die Prozesse laufend zu optimieren und anzupassen. Dank der Technologien, die wir einsetzen, vollzieht sich die Anpassung genauso schnell wie die ursprüngliche Entwicklung.»