Digitaler Frühlingsputz – der perfekte Zeitpunkt zum Entrümpeln

Frühlingsfrische für Ihren Arbeitsplatz: Jetzt ist der ideale Moment, um nicht nur Ihr Zuhause, sondern auch Ihren digitalen Arbeitsbereich auf Vordermann zu bringen. Mit einem digitalen Frühjahrsputz befreien Sie sich von altem Datenmüll, verwischen ihre Spuren im Netz und organisieren endlich Ihre Passwörter. Danach geht das Arbeiten wieder viel leichter und freier von der Hand.

• Direkt zu
• Ordnung auf dem Desktop
• Browser-Tabs optimieren 
• Online-Profile ausmisten
• Notizen digitalisieren

In der dynamischen und digitalen Arbeitswelt Ordnung zu halten, ist gar nicht so einfach: Schliesslich schreiben wir täglich Dutzende E-Mails, erstellen und bearbeiten ein Dokument nach dem anderen und registrieren uns kurzerhand bei allen Accounts, die uns wichtig erscheinen. Klar, dass dabei mal die Dateiablage in Unordnung gerät, das E-Mail-Postfach im Chaos versinkt und die Passwortverwaltung zu wünschen übrig lässt. Deshalb lohnt es sich, mindestens einmal im Jahr, den digitalen Arbeitsplatz aufzuräumen. In diesem Blogbeitrag unterstützen wir Sie dabei. Machen Sie sich bereit für den digitalen Frühlingsputz.

1. Archivieren und löschen Sie das digitale Gerümpel

Wer kennt das nicht: Die Zahl der Besprechungsnotizen steigt und steigt, das E-Mail-Postfach quillt über und die Versionen von Projektkonzepten sind kaum mehr zu überblicken. Und weil wir zwischendurch noch schnell eine neue App zum Testen herunterladen und die neue Software für die Steuererklärung auf dem Laptop installieren, stapelt sich immer mehr digitales Gerümpel in den Kupferbahnen unserer Arbeitsgeräte: Nicht mehr benötigte und doppelte Dateien, Dokumente und auch Programme türmen sich auf unserer digitalen Ablage – und nehmen unnötig Platz weg.

Da dies kein Zustand ist, der reibungsloses Arbeiten zulässt, empfehlen wir Ihnen eine Entrümpelung: Archivieren oder löschen Sie zunächst alte und nicht mehr benötigte Dateien auf Ihrem Computer. Durchforsten Sie auch Ihr Postfach nach E-Mails, die Sie nicht mehr brauchen, und löschen oder archivieren Sie auch diese. Denn ein aufgeräumtes Postfach erleichtert die effiziente Suche nach den relevanten Nachrichten. Ein weiterer Platzfresser und Staubfänger ist der Download-Ordner: Über die Zeit sammelt sich hier einiges an Gerümpel an – vom Protokoll der letzten Sitzung bis zum Skipass der vergangenen Saison. Deshalb sollten Sie auch diesen Bereich von Zeit zu Zeit gründlich ausmisten.

2. Halten Sie Ordnung auf dem Desktop

Der Desktop wird gerne als Zwischenablage genutzt – und verwandelt sich so schnell in eine Gerümpelkammer. Legen Sie Ihre Dateien besser direkt in SharePoint ab. So sind die Dokumente gleich in der Unternehmensablage organisiert und Sie können von überall darauf zugreifen und sie bearbeiten.

Behalten Sie nur Dateien auf Ihrem Desktop, die sich noch im Entwurfsmodus befinden. Dateien, die Sie regelmässig verwenden oder auf die Sie schnell zugreifen müssen, können Sie über Verknüpfungen auf Ihrem Desktop ablegen. Überprüfen Sie aber auch diese von Zeit zu Zeit und löschen Sie alle Dateien, die Sie nicht mehr benötigen. So bleibt Ihr Desktop schön aufgeräumt – wodurch Sie sofort finden, was Sie suchen.

3. Aktualisieren Sie Ihre Software

Auch Ihre Programme brauchen von Zeit zu Zeit einen neuen Anstrich: Prüfen Sie deshalb regelmässig, ob Ihre Programme auf dem neuesten Stand sind und aktualisieren Sie sie gegebenenfalls. Denn eine veraltete Software wird schnell zu einem grossen Sicherheitsrisiko und dient Hackern als Einfallstor. Mit Updates verbessern Sie nicht nur die Sicherheit Ihres Systems, sondern auch die Leistung Ihrer Programme.

Auch wenn viele Programme automatisch nach Updates suchen, ist es sinnvoll, mehrmals im Jahr manuell zu prüfen, ob es Updates für die Firmware oder das Betriebssystem gibt. Wenn für ein Betriebssystem keine Sicherheitsupdates mehr verfügbar sind, sollte es ersetzt werden.

4. Optimieren Sie Ihre Browser-Tabs

Wenn wir im Internet surfen, merkt sich unser Browser, welche Seiten wir besucht haben. Damit Sie die relevanten Seiten jedoch nicht mühsam aus dem Verlauf heraussuchen oder unzählige Tabs geöffnet halten müssen, um zu wichtigen Seiten zurückkehren zu können, empfiehlt es sich, Ihre Browser-Tabs zu organisieren.

Befolgen Sie diese 3 Tipps:

• Setzen Sie Lesezeichen: Um den Überblick über wichtige Webseiten zu behalten, setzen Sie gezielt Lesezeichen. So können Sie schnell auf häufig benötigte Seiten zugreifen, ohne sie jedes Mal neu suchen zu müssen.
• Organisieren Sie Ihre Lesezeichen: Gruppieren Sie Ihre Lesezeichen in thematisch sortierten Ordnern. Diese Struktur hilft Ihnen, relevante Informationen schnell wiederzufinden. So sparen Sie viel Zeit und Nerven.
• Schliessen Sie nicht benötigte Tabs: Überprüfen Sie regelmässig, welche Tabs Sie geöffnet haben und schliessen Sie diejenigen, die Sie nicht mehr benötigen. Dadurch wird Ihr Computer entlastet und Ihr Arbeitsbereich optisch aufgeräumt, sodass Sie sich besser konzentrieren können.

5. Sichern Sie Ihre Daten regelmässig

Eine regelmässige Datensicherung ist ein wichtiger Bestandteil des digitalen Frühlingsputzes. Damit stellen Sie sicher, dass Ihre wertvollen Daten vor Verlust oder Beschädigung geschützt sind. Ob auf einer externen Festplatte oder in einer Cloud-Speicherlösung – für die Datensicherung stehen Ihnen heute verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die gerne auch kombiniert werden. Viele Betriebssysteme und Backup-Programme bieten eine Funktion zur automatischen Datensicherung an. Nutzen Sie diese. So werden Ihre Daten gesichert, ohne dass Sie manuell eingreifen müssen.

Achten Sie darauf, dass die gesicherten Daten vollständig und korrekt sind, indem Sie regelmässig Testwiederherstellungen durchführen. Überprüfen Sie auch die Integrität Ihrer Sicherungsdateien, indem Sie sicherstellen, dass sie nicht beschädigt oder unzugänglich sind. Bewahren Sie Kopien Ihrer Backups an verschiedenen physischen Orten auf, um sie vor Diebstahl, Feuer oder anderen Gefahren zu schützen.

Wichtig: Bevor Sie mit einem Backup- oder Cloud-Dienstleister zusammenarbeiten, setzen Sie sich mit dessen Datenschutzbestimmungen auseinander. So wissen Sie nicht nur, wo sich Ihre Daten befinden und wer darauf Zugriff hat. Sie stellen auch sicher, dass die Datensicherung datenschutzkonform erfolgt.

6. Überprüfen Sie Ihre Online-Daten

Schnell einen Newsletter abonnieren, die persönlichen Daten gegen ein Whitepaper eintauschen und auf einem weiteren Portal einen Account erstellen, um dessen Funktionen zu nutzen – im Internet hinterlassen wir an vielen Stellen persönliche Informationen. Nach einiger Zeit lesen wir den abonnierten Newsletter jedoch nicht mehr und besuchen auch nicht länger die Accounts, für die wir uns registriert haben. Doch unsere Daten schwirren nach wie vor im Netz herum – und werden teilweise sogar weitergegeben.

Um die eigene Privatsphäre zu schützen, Identitätsdiebstahl vorzubeugen oder Spam-Mailings einzudämmen, lohnt es sich, die eigenen Spuren im Internet zu verwischen. Gehen Sie Ihre Online-Konten durch und prüfen Sie, welche Sie tatsächlich noch aktiv nutzen. Löschen Sie veraltete oder nicht mehr benötigte Accounts, um Ihre digitale Präsenz zu minimieren und mögliche Sicherheitslücken zu schliessen. Sie wissen gar nicht mehr genau, wo Sie überall ein Profil angelegt haben? Der Passwort-Manager Ihres Smartphones oder Browsers unterstützt Sie dabei.

Überprüfen Sie von Zeit zu Zeit auch die Datenschutzeinstellungen Ihrer Social-Media-Konten und anderer Online-Plattformen. Stellen Sie sicher, dass Ihre persönlichen Daten nur mit Ihrem Einverständnis weitergegeben werden und passen Sie die Einstellungen entsprechend an. Löschen Sie alte Beiträge in sozialen Netzwerken oder Foren, die nicht mehr relevant sind oder unerwünschte Informationen preisgeben könnten. So minimieren Sie Schritt für Schritt Ihre digitalen Spuren im Internet.

7. Setzen Sie starke Passwörter

Lautet Ihr Passwort 123456789 oder enthält es den Namen Ihres Ehepartners oder Ihres Haustiers? Damit sind Sie zwar nicht allein, aber sicher ist das nicht. Die meisten sind sich dessen sogar bewusst – verstossen dennoch gegen die bekannteste Passwort-Regel: nicht dasselbe oder ein ähnliches Passwort für verschiedene Zugänge verwenden.

Um zu verhindern, dass Ihr Passwort von Hackern geknackt wird, sollten Sie Ihre Accounts systematisch durchgehen und überall ein starkes Passwort setzen.

Das sollten Sie dabei beachten:

• Ein Passwort sollte mindestens 12 Zeichen lang sein – je länger, desto besser.
• Ein Passwort sollte komplex sein und aus Gross- und Kleinbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen bestehen.
• Erstellen Sie für jedes Konto, das Sie anlegen, ein eigenes, einzigartiges Passwort.
• Je sensibler ein Zugang ist (z.B. beim E-Banking), desto wichtiger ist ein möglichst starkes Passwort. Dieses sollten Sie wenn möglich zusätzlich durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung absichern.

Fragen Sie sich gerade: Wer hat schon Zeit, sich sichere Passwörter auszudenken, die man sich auch noch merken kann? Zum Glück ist das keine Hexerei: Sie können sich Ihr Passwort merken, indem Sie sich Eselsbrücken bauen oder einen «Passwort-Merksatz» bilden. Nehmen Sie einfach die Anfangsbuchstaben und Zahlen des Merksatzes und bilden Sie daraus Ihr Passwort (siehe Bild unten). Falls Sie keine Lust haben, sich die Passwörter zu merken, greifen Sie am besten auf einen Passwort-Manager zurück – da müssen Sie sich nur ein Masterpasswort merken. Alle anderen Passwörter sind im Manager gespeichert.

8. Machen Sie Ihre Notizen digital

Mit einem digitalen Notizbuch wie OneNote haben Sie Ihre Notizen immer und überall griffbereit. Sie lassen sich nicht nur leicht durchsuchen und bearbeiten, sondern sparen auch noch Platz. Aber auch hier gilt: Ordnung halten. Beginnen Sie damit, Ihre handschriftlichen Notizen zu sichten. Entscheiden Sie, was digitalisiert und was direkt archiviert oder entsorgt werden soll.

Führen Sie Ihre Notizen bereits digital? Dann verschaffen Sie sich einen Überblick, wo Ihre Notizen überall abgelegt sind. Prüfen Sie, ob eine Struktur erkennbar ist und ob Sie Ihre Notizen jeweils schnell wiederfinden. Legen Sie Kategorien, Tags oder Ordner an, um Ihre digitalen Notizen zu organisieren. Dies erleichtert das Auffinden von Informationen und ermöglicht es Ihnen, Notizen nach Themen oder Projekten zu gruppieren. Erstellen Sie sich Vorlagen für die verschiedenen Kategorien und arbeiten Sie mit Gliederungen und grafischen Elementen. Nutzen Sie Funktionen wie die Möglichkeit, Notizen zu markieren, zu kommentieren und mit anderen zu synchronisieren. Teilen Sie Ihre Notizen einfach mit Ihren Mitarbeitenden über die Share-Funktion.

Weitere hilfreiche Tipps zur Effizienzsteigerung im Arbeitsalltag finden Sie in unserem neusten Blogbeitrag zu Microsoft Loop:

9. Terminieren Sie wiederkehrende Aufgaben

Ein entscheidender Schritt beim digitalen Frühlingsputz ist die Organisation Ihrer Aufgaben. Ohne eine klare Struktur kann einem die Arbeit schnell über den Kopf wachsen. Das Resultat sind oft Reibungsverluste und ein ineffizientes Zeitmanagement. Hier sind Taskmanagement-Tools eine willkommene Unterstützung: Sie helfen Ihnen, Ihre Aufgaben effizient zu organisieren, den Überblick zu behalten und so schnell ans Ziel zu kommen.

Es gibt viele Aufgaben, die regelmässig anfallen. Dazu gehören zum Beispiel das monatliche Berichtswesen oder die Vor- und Nachbereitung der wöchentlichen Teambesprechung. Wenn Sie diese Aufgaben in Ihrem Taskmanagement-Tool definieren und automatisierte Wiederholungen einrichten, sparen Sie nicht nur Zeit, sondern verhindern auch, dass etwas Wichtiges vergessen geht. Darüber hinaus schaffen Taskmanagement-Tools Struktur und Übersichtlichkeit: Sie können Ihre Aufgaben in verschiedene Kategorien oder Projekte einteilen, Prioritäten setzen und Deadlines festlegen. So behalten Sie immer den Überblick über Ihre To-Do-Liste und können sich stets auf die Aufgabe konzentrieren, die gerade Priorität hat.

Es gibt eine Vielzahl von Taskmanagement-Tools mit unterschiedlichen Funktionen und Eigenschaften. Zu den bekanntesten gehören etwa Jira, ein leistungsstarkes Tool für agiles Projektmanagement, und Microsoft To-Do, eine cloudbasierte App für persönliche Aufgabenlisten. Finden Sie das Tool, das am besten zu Ihren Bedürfnissen und Arbeitsabläufen passt, und integrieren Sie es in Ihren digitalen Frühlingsputz. So erledigen Sie Ihre Aufgaben im Handumdrehen und erreichen Ihre Ziele rechtzeitig.